Handelskammer Hamburg 2007

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Rechnungen

Die Form wahren

Um die gezahlte Umsatzsteuer aus Rechnungen als Vorsteuer geltend zu machen, verlangt der Fiskus die Einhaltung von bis zu 18 Pflichtangaben. Sind diese nicht ordnungsgemäß, wird der Vorsteuerabzug versagt.

Die Voraussetzungen für den Vorsteueranspruch wurden seit Januar 2004 erheblich verschärft. Bis zu 18 Angaben müssen Eingangsrechnungen und sonstige zum Vorsteuerabzug berechtigende Dokumente enthalten, um für Unternehmer einen Anspruch auf Vorsteuerabzug in den Steuererklärungen rechtswirksam entstehen und fällig werden zu lassen. Die Finanzverwaltung prüft die Erfüllung dieser Voraussetzungen bei den Unternehmen strengstens. Fehlt eine dieser Angaben, wird der Vorsteuerabzug untersagt. Dadurch entsteht dem Rechnungsempfänger ein erhöhtes Vorsteuerausfallrisiko. Eingangsrechnungen sollten die Unternehmen daher bereits vor Ausgleich auf Erfüllung dieser Angaben prüfen und erst nach Erhalt der gegebenenfalls ergänzten, geänderten, berichtigten Rechnungen begleichen – somit nach Sicherstellung aller erforderlichen Angaben auf dem Beleg. Eine Beanstandung von Eingangsrechnungen erst zum Zeitpunkt der Erstellung des Jahresabschlusses und der Jahressteuererklärungen kann in vielen Fällen zu spät sein und teure Konsequenzen haben.

Wer tankt, ärgert sich häufig über die hohen Spritpreise. Je größer der Tank, desto mehr. Beträge im dreistelligen Bereich sind die Regel. Dies gilt jedenfalls dann, wenn ein Lieferwagen oder Transporter betankt wird. Für denjenigen, der geschäftlich tankt, schmälert sich der Ärger etwas. Er kann die im Rechnungsbetrag enthaltene Umsatzsteuer beim Finanzamt als Vorsteuer geltend machen. Dies setzt allerdings voraus, dass die Rechnung alle Pflichtangaben enthält, die das Gesetz für den Vorsteuerabzug vorsieht. Und da droht der nächste Ärger: Sehr oft entsprechen die Kassenbons der Tankstellen nicht den erforderlichen Vorgaben. Der Gesetzgeber hat zwar versucht, durch die Anhebung der sogenannten Kleinbetragsgrenze auf 150 Euro seit 1. Januar etwas Vereinfachung zu schaffen. Doch auch dies hilft nur unzureichend. Wo liegt das Problem? Kassenbelege von Tankstellen enthalten regelmäßig keinen Hinweis darauf, wer Empfänger der Leistung ist. Ebenso fehlt nicht selten die Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer der Tankstelle. Neben verschiedenen anderen Punkten sind diese beiden Angaben jedoch Voraussetzung dafür, dass der Rechnungsempfänger die Vorsteuer aus dem Rechnungsbetrag geltend machen kann. Einzige Ausnahme sind sogenannte Kleinbetragsrechnungen.

Soweit eine Rechnung den Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer von 150 Euro (bis 31. Dezember 2006: 100 Euro) nicht übersteigt, genügt es für den Vorsteuerabzug, wenn folgende Angaben enthalten sind:

  • vollständiger Name und Anschrift des Leistenden
  • Ausstellungsdatum
  • Steuersatz
  • Menge und Art des Liefergegenstandes oder der Leistung
  • Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag in einer Summe.

Geht der Rechnungsbetrag darüber hinaus, müssen jedoch alle weiteren Pflichtangaben enthalten sein, das heißt also auch

  • vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistenden
  • Rechnungsnummer Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
  • nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt.

In der Praxis ist es mangels entsprechender Kassenfunktion häufig kaum möglich, einen entsprechenden Beleg zu erhalten. Da dieses praktische Problem das Finanzamt wenig rührt, hilft in diesem Fall nur ein beherztes Auftreten, mit dem die korrekte Rechnung eingefordert wird. Hierauf besteht ein Anspruch, aus dessen Nichtbeachtung ein Leistungsverweigerungsrecht zumindest in Höhe des Steuerbetrags resultiert. Eine andere Ausweichstrategie kann im Tanken kleinerer Mengen liegen, die die 150-Euro-Grenze nicht überschreiten.

Aber nicht nur bei Tankbelegen ist die beschriebene Problematik zu beachten, sondern auch bei sonstigen Einkäufen für das Unternehmen. Insbesondere bei schnellen Einkäufen „um die Ecke“, wie zum Bespiel beim kleinen Schreibwarengeschäft, Lebensmittelhändler, aber auch beim Baumarkt ist stets darauf zu achten, dass die notwendigen Angaben auf der Rechnung stehen. Je höher der Betrag, um so ärgerlicher ist sonst der drohende Verlust des Vorsteuerabzugs.

Jutta Thormann
jutta.thormann@hk24.de
Telefon 36 13 8 351

Infos und Kontakte

Hinweise zu den Pflichtangaben auf Rechnungen finden Sie in unserem Merkblatt im Internet: www.hk24.de, Dokumenten-Nr. 27020.

hamburger wirtschaft, Ausgabe September 2007